Setările sistemului economic și importanța lor la emiterea facturilor
Setările sistemului economic în Fynode determină când și cum se emit facturile, dacă se trimit emailuri și cum se procesează avansurile și notele de credit. Principalele controale le găsiți jos pe pagina https://fynode.ro/accounting după activarea conectării, unde activați facturarea automată și alte comutatoare pentru comportamentul facturării. Setarea corectă economisește timp și reduce riscul erorilor manuale la emiterea facturilor.
Prezentare generală a principalelor setări
Setarea principală este „Facturare automată” cu comutatoare precum emiterea automată a facturii la crearea sau schimbarea stării comenzii, emiterea automată a facturii clasice după plata avansului, trimiterea automată a e-mailului și emiterea facturii după plata comenzii. Aceste comutatoare determină comportamentul automat de bază al sistemului la crearea facturilor și sunt disponibile după activarea sistemului economic pe pagină.
Șabloane, câmpuri precompletate și data emiterii
În setări puteți insera cuvinte speciale care la emiterea facturii se completează automat din comandă, de exemplu „{order.number}“, „{order.amount}“ sau „{order.client.email}“. Câmpurile presetate pentru articole și client se vor completa conform acestor variabile, iar câmpurile goale le va completa sistemul contabil. Data emiterii se completează implicit din data comenzii, sau o puteți avea mereu ziua curentă prin setarea câmpului gol „Factura - Data emiterii“.
Regulile detaliate (liniile de setări)
După ce faceți clic pe „Setări detaliate“ puteți adăuga orice număr de rânduri de reguli. Pentru fiecare rând definiți tipul facturii („Factură“, „Factură de avans“, „Notă de credit“), starea comenzii, tipul livrării și tipul plății în care trebuie emisă factura. Aceste reguli permit maparea precisă a logicii comerciale a eshopului pe comportamentul procesului de facturare și utilizarea diferitelor tipuri de facturi pentru diverse combinații de stări și plăți.
Sfaturi practice la utilizarea setărilor
Dacă sincronizarea nu vi se pare corectă după schimbarea setărilor, faceți clic pe butonul „Încarcă date“ pentru încărcarea imediată a secvențelor, conturilor bancare și a altor date din sistemul economic. Unele funcții, precum conversia automată a facturii de avans în factură clasică sau trimiterea de e-mailuri, depind de suportul platformei respective și de API-ul acesteia, așadar verificați disponibilitatea acestor opțiuni la furnizor.
Ce înseamnă „Eliberarea automată a facturii după schimbarea stării comenzii”?
Când această setare este activată, sistemul emite automat factura la atingerea stării de comandă selectate sau imediat după primirea comenzii, conform regulilor pe care le setați în secțiunea de setări. Opțiunile de stare sunt preluate din eshop-ul dumneavoastră și le puteți mapa la diferite tipuri de facturi.
Cum să configurați emiterea unei facturi de avans la plata prin transfer și o factură clasică după achitare?
Folosiți rândul din „Setări detaliate” unde alegeți tipul facturii „Factură de avans” cu condiția tipului de plată „Virament bancar” și activați în continuare opțiunea „Emitere automată a facturii clasice după plata facturii de avans”. Dacă furnizorul sistemului economic suportă această funcționalitate, sistemul va crea ulterior factura clasică la primirea plății.
De ce nu apar unele setări în contul meu?
Unele setări nu vor fi afișate dacă sistemul economic respectiv nu acceptă funcționalitatea corespunzătoare sau dacă nu este disponibilă prin API-ul său. În acest caz funcția nu este disponibilă și recomandăm verificarea funcționalității solicitate la furnizorul software-ului economic sau la administratorul contului.